Új számlázási szabályok gyakorlati alkalmazása

www.adozona.hu

Magyarország jogharmonizációs kötelezettségének eredményeképpen 2013. január 1-jétől jelentősen módosultak az áfatörvény számlázásra vonatkozó rendelkezései. Fontos újdonság, hogy egységesültek a papíralapú és az elektronikus számlákra vonatkozó követelmények, melyek kapcsán az adóhatóság a napokban tájékoztatót tett közzé. A tájékoztatóban rávilágít az új szabályok helyes értelmezésére, meghatározva a megőrzési kötelezettség teljesítésének feltételéül támasztott “eredet hitelességének” és az „adattartalom sértetlenségének” mibenlétét és az azt biztosítani hivatott „üzleti ellenőrzési eljárás” fogalmát.

Az adóhatóság értelmezése szerint az üzleti ellenőrzés körébe tartozó eljárások (számlabefogadói oldalon) nem arra szolgálnak, hogy a levonási jognak az áfatörvényben meghatározott feltételeit vizsgálják, az adólevonási jog feltételeinek vizsgálata az üzleti ellenőrzési eljáráson túlmutató eljárás. Az említett tájékoztató szerint az üzleti ellenőrzési eljárás arra irányul, hogy a számlák megfelelően lettek-e kibocsátva. Egy tartalmilag helyes számla (megfelelő ügylet, megfelelő teljesítésre kötelezett, megfelelő ellenérték, megfelelő fizetési címzett) ugyanis igazolja, hogy a számla megfelel a teljesített ügyletnek.

Üzleti ellenőrzési eljárás alatt tehát olyan eljárást ért az adóhatóság, melyet az adóalany a számlának a saját pénzügyi követelésével, illetve kötelezettségével történő összevetése érdekében alkalmaz. Az adóalanynak számlakibocsátóként és számlabefogadóként különösen azt kell ellenőriznie, hogy a számlában feltüntetett ügylet ténylegesen a feltüntetett mennyiségben és minőségben teljesült-e, továbbá számlabefogadóként vizsgálnia szükséges, hogy a számla kibocsátójának ténylegesen a feltüntetett fizetési igénye áll-e fenn, a számla kibocsátója által megadott bankszámlaszám megfelelő-e, és csak azokat a számlákat egyenlítette-e ki, melyek kiegyenlítésére kötelezett volt.

Az üzleti ellenőrzési eljárás fontos aspektusa, hogy a számlát az üzleti és számviteli folyamaton belül kell ellenőrizni, nem pedig független, önálló dokumentumként. Az adóhatóság meglátása szerint az üzleti ellenőrzési eljárás akkor felel meg az áfatörvényben foglaltaknak, ha megbízható ellenőrzési nyomvonalat létesít a számla és a számlán feltüntetett ügylet között. Ez történhet akár megfelelően kialakított könyvelés keretében, így pl. integrált vállalatirányítási rendszer alkalmazásával (melyben az üzleti ellenőrzési eljárás beépített automatizmusokra épül, így a számla eredetének a hitelességét a rendszerek biztosítják), vagy akár a számlának a meglévő üzleti iratokkal (pl. a megrendeléssel, megbízással, szerződéssel, szállítólevéllel, átutalási- vagy fizetési bizonylattal) történő manuális összevetésével. Az üzleti ellenőrzési eljárás technikájának meghatározása (ide értve annak meghatározását is, hogy az üzleti ellenőrzési eljárás során készítenek-e, illetve milyen formájú, tartalmú bizonylatot készítenek) az adóalanyok döntési körébe tartozik.

Az adóhatósági tájékoztató hangsúlyozza, hogy az e-mailben elküldött és befogadott, PDF állományú elektronikus számlák esetén fokozott jelentőséggel bír – a számlázási alapelveknek megfelelő – üzleti ellenőrzési eljárás, tekintettel arra, hogy az elektronikus számlák közül ezeknél biztosított a legkevésbé az adatbiztonság.